Для того, чтобы обеспечить непрерывность поставок свежей продукции в свои магазины, компания использует собственный транспортный парк, который требует постоянного технического обслуживания, достаточное количество горюче-смазочных материалов и запчастей, так как их недостаток может обернуться простоями, и, в свою очередь, убытками. Содержать собственные станции технического обслуживания было бы нерентабельно, стоимость их содержания отразилась бы в розничных ценах. Поэтому розничный холдинг обращается более чем к 50 сторонним компаниям, предоставляющим услуги ТОРО (техническое обслуживание и ремонт оборудования), ГСМ (горюче-смазочные материалы) и запчасти.
Процесс управления поставками был довольно сложным, занимал много времени на оформление заказов, заказы и поставки часто содержали расхождения в сроках, количестве, стоимости, что приводила к разногласиям между Х5 и поставщиками услуг. Кроме этого, приходилось сталкиваться с недостаткам бумажного документооборота: утерей бумажный документов и их восстановлением, дороговизной оформления, передачи, хранения, поисками нужного документа для оформления отчетности в ФНС. В результате компания теряла ресурсы – время и деньги.
В качестве решения этой проблемы было решено перевести закупки запчастей, СТО и ТОРО на EDI-технологию. Результатом внедрения EDI-технологии в процесс закупок ТОРО должны были стать:
- автоматизированные процессы запроса на услугу и предложений от СТО,
- фиксация цен и сроков поставки в спецификациях на поставку, подписанных ЭП,
- более качественное взаимодействия между холдингом и поставщиками,
- прозрачная система закупок,
- история закупок для анализа.
Бизнес-процессы заказов техобслуживания транспорта в холдинге имеет некоторые особенности. Например, продуктивному заказу предшествует заказ-потребность, который позволяет предварительно оценить стоимость работ, сроки выполнения, наличие необходимого оборудования или запчастей у исполнителя. Если подрядчик отклоняет заказ-потребность, то сотрудник холдинга, ответственный за обслуживание ТС, может направить уж сформированный заказ-потребность другому подрядчику, который готов выполнить заказ в полном объеме. Заказ-потребность реализован в формате EDI-документа ORDERS, но, в отличии от продуктивного заказа, он не содержит цены.
При согласовании заказа-потребности оформляется продуктивный заказ ORDERS и отправляется подрядчику. Подрядчик подтверждает получение заказа ответным документом ORDRSP, который подписывает электронной подписью.
Реализация документов ORDERS и ORDRSP позволяют вносить изменения в содержание заказа, для чего предусмотрен статус «В доработке». Это позволяет внести в заказ дополнительные материалы или работы. После отправления заказ подрядчику документ принимает статус «В ремонте».
По окончании работ СТО отправляет в холдинг уведомление об окончании работ, которое реализовано в виде EDI-документа DESADV. Если со стороны холдинга работы не приняты, то заказ принимает статус «Работы отменены», при этом в EDI автоматически формируется уведомление о неприятии работ и отправляется на СТО. Если работы приняты, то сотрудник холдинга переводит заказ в статус «Ремонт принят». Уведомления о принятии или непринятии работ холдингом через EDI-платформу отправляются подрядчику.
После получения уведомления о принятии работ, для СТО открывается возможность сформировать/отправить через EDI-платформу универсальный передаточный документ (УПД), подписанный электронной подписью или заказ-наряд, также подписанный электронной подписью. УПД формируется попозиционно, на все материалы и работы, осуществленные СТО.
Результат реализации проекта компанией LERADATA
Холдинг получил удобную систему управления и контроля закупок, которая автоматизировала процессы и области деятельности компании. Цепочка EDI-документов, реализованная на платформе LERADATA, отображает весь процесс ремонта транспортных средств сторонними организациями, начиная от возникновения потребностей по ТОРО, формирование заказа ТОРО, согласования требуемых работ и материалов, подтверждения факта выполненных работы, и заканчивая формированием всех требуемых отчетных форм. Автоматическая смена статусов позволяет своевременно отслеживать этапы выполнения работ и планировать следующие действия. На платформе происходит проверка входящих документов. Кроме этого, компания получила инструмент для контроля исполнительской дисциплины.- повышение эффективности закупочных процедур,
- точное соответствие закупочных процедур установленным регламентам,
- прозрачность каждой закупочной процедуры,
- сократилось время на поиск исполнителя и сроки выполнения заказа подрядчиком,
- хранение данных по закупочным процедурам,
- сокращение разногласий между холдингом и подрядчиками,
- сократилось количество некорректно оформленных документов.