Перенос информации с бумажных документов в электронный архив помогает оптимизировать работу предприятия, сократить издержки на хранение и ускорить поиск данных. Результатом внедрения такой системы становится единая база копий документации с возможностью удаленного доступа к файлам с любого устройства.

Зачем нужен архив копий бумажных документов

Установка программного обеспечения целесообразна, если:

• необходим доступ к документам большому числу сотрудников;
• доступ к некоторым файлам должны иметь только отдельные группы пользователей;
• бумажный архив занимает много места и требует постоянного расширения пространства;
• подразделения или филиалы компании постоянно обмениваются документами в ходе работы;
• необходимо долговременное хранение данных;
• специалистам регулярно требуются подборки документации по различным срезам: мероприятиям, датам, проводимым работам и т. д.

Электронный архив помогает решить все эти задачи. Переход от бумажных документов к их электронным копиям проходит в несколько этапов:

1. Задание основных параметров программы: определение видов классификации, выделение важных полей в архивируемой документации для быстрого поиска.
2. Индексация: в каждом документе выделяются определенные заранее поля.
3. Внесение в архив: готовая информационная база заносится в хранилище.

Все имеющиеся документы сканируются единовременно. В последующем, каждый новый документ сразу же архивируется по той же схеме.

Преимущества системы

Избавление от кипы бумажных документов позволит:

• сократить расходы на хранение;
• повысить эффективность работы с архивом;
• ускорить поиск данных;
• разграничить доступ к информации;
• контролировать все этапы работы с документацией;
• быстро вносить изменения в файлы;
• легко обмениваться документацией между сотрудниками и отправлять необходимые документы клиентам;
• гарантировать безопасность хранимой информации;
• обеспечить долговременное сохранение данных;
• расширять архив без ограничений.

Компания LERADATA имеет большой опыт в сфере автоматизации документооборота. Чтобы заказать услугу, оставьте заявку на официальном сайте или свяжитесь с нашим менеджером по телефону.