Современные компании регулярно обрабатывают большое количество финансовых документов: актов, накладных, договоров, счетов и т. д. Вся эта документация требует организованной системы хранения, чтобы оперативно находить файлы, отправлять контрагентам или предоставлять в государственные органы.

Финансовый электронный архив помогает решить задачу хранения, а также оптимизировать работу с большим объемом информации.

Зачем нужен финансовый архив

Электронная база финансовых документов позволяет систематизировать документацию и автоматизировать привычные бизнес-процессы:

• любые изменения в файлах сохраняются по умолчанию;
• информация со всех филиалов и подразделений объединяется в общем хранилище;
• доступ к документам разграничивается в соответствии с полномочиями;
• поиск нужного файла занимает минуты и не требует специальной подготовки.

Документы заносятся в архив двумя способами:

• электронные экземпляры импортируются из существующей системы учета;
• бумажные документы сканируются, а затем заносятся в систему.

Преимущества решения

Главными плюсами внедрения электронной системы хранения финансовых документов являются:

• единая база данных — вся документация собрана в одном месте и всегда под рукой;
• отсутствие ограничений по объему — можно хранить любое количество файлов;
• надежная система безопасности — данные хранятся на защищенных серверах, а доступ к информации предоставляется только авторизованным пользователям;
• массовые операции — вносить изменения возможно сразу в несколько документов;
• простая интеграция — архив легко внедряется в уже работающую систему учета;
• долговременное хранение — срок хранения не ограничен, даже исторические документы легко найдутся в базе;
• удобный интерфейс — работа с архивом не требует специального обучения;
• быстрая сегментация — документы сортируются по любому интересующему параметру, что позволяет формировать отчетность за несколько минут;
• резервное копирование — данные регулярно сохраняются на отдельном сервере, чтобы избежать потери какой-либо информации из-за сбоя или ошибки оператора.

При необходимости все документы можно подписать с помощью электронной подписи и сразу отправить клиентам или запрашивающим органам государственного надзора.

Чтобы заказать подключение электронного архива в Москве, оставьте заявку на официальном сайте или свяжитесь с нашим менеджером по телефону.