Работа бухгалтера связана с обработкой большого объема документации. Чем больше информации, тем дольше идет подготовка актов сверки, расчет дебиторской и кредиторской задолженности. Решить эту проблему помогает внедрение электронного архива, в котором хранятся все необходимые документы.
Функциональные возможности системы
Электронный архив помогает объединить все данные в одном месте, систематизировать их и обеспечить быстрый поиск информации по нужному параметру. В базу вносятся как электронные файлы, так и копии бумажных документов. Такая организация системы хранения позволяет решить основные проблемы работы бухгалтера:
- сократить временные затраты на поиск и копирование файлов;
- избежать утраты документов;
- вовремя собрать необходимую документацию по запросу госорганов;
- защитить документы от несанкционированного доступа;
- навести порядок в архиве.
Преимущества электронного хранилища
Главной задачей устанавливаемого программного обеспечения является оптимизация временных и трудовых затрат бухгалтера. Но электронный архив обладает и другими достоинствами:
- Упрощение работы с налоговой службой. При формировании отчетности нет необходимости предоставлять оригиналы документов. Всю информацию можно легко собрать в электронном формате, отфильтровав базу по интересующим параметрам. Запрашиваемые документы разрешается отправлять в электронном виде либо можно распечатать их и отнести в налоговую;
- Удобная интеграция с уже работающей системой. Электронный архив легко подстраивается под работающую систему учета, поэтому бухгалтеру не придется копировать имеющиеся данные. Вся информация подтягивается автоматически по запросу;
- Быстрый поиск. Благодаря внедрению электронного хранилища поиск нужного файла ускоряется в среднем в пять раз. Если пересчитать эти значения в рамках рабочего года, экономия составит почти 20 дней;
- Управляемый доступ и создание резервных копий. Вся информация остается конфиденциальной и надежно хранится на безопасных серверах. Плюс база регулярно копируется в резерв, чтобы избежать потери какого-либо документа. Руководство компании может самостоятельно разграничить доступ, назначая разные уровни для каждого пользователя. Это обеспечивает дополнительную защиту данных;
- Простое решение. Разобраться в интерфейсе программы не составит труда. Сотрудникам не придется проходить курсы дополнительного обучения. К работе можно приступать сразу после создания архива.
Профессионально настроенная электронная база бухгалтерских документов повышает эффективность работы бухгалтера, сокращает временные издержки и гарантирует безопасность документации.
