Электронный архив — система хранения документации в электронном виде. В базу могут добавляться как электронные файлы, так и оцифрованные копии бумажных документов.

Зачем нужна электронная система архивации

Электронный архив решает множество задач по учету, систематизации и управлению документами:

• Исключение потерь и порчи документации. Электронные документы надежно защищены от несанкционированного доступа или удаления третьими лицами. Все изменения сохраняются, плюс регулярно формируются резервные копии каждого файла;
• Создание централизованного хранилища. Все документы сосредоточены в единой базе и всегда доступны;
• Сокращение затрат на аренду помещения. Бумажные оригиналы требуют много офисного пространства для хранения. После создания электронных копий документы можно уничтожить или вывезти в складское помещение;
• Ускорение подготовки отчетности. Данные сортируются и сегментируются по любому интересующему параметру, что значительно облегчает подготовку налоговой или аудиторской отчетности;
• Защита от чрезвычайных ситуаций. В случае сбоя или непреднамеренного удаления документа архив всегда можно восстановить из резерва.

Преимущества системы электронного архива

Электронная база данных помогает оптимизировать бизнес-процессы на предприятии и обладает следующими достоинствами:

• простота и автономность — после запуска система не требует дополнительной поддержки, обновления или установки новых модулей;
• быстрый поиск — на поиске нужного документа уходит не более 5 секунд;
• совместная работа с документом — с одним файлом могут одновременно работать несколько сотрудников;
• поддержание актуальности — система автоматически сохраняет историю изменений;
• понятный интерфейс — для работы с программой не требуется проходить специального обучения.

Для подключения системы от компании LERADATA оставьте заявку на официальном сайте, мы свяжемся с вами и подробно расскажем о решении.