Постепенно на смену бумажной документации приходит электронный документооборот, несомненно обладающий массой преимуществ. Система EDI позволяет ускорить работу компаний и повысить их производительность. Ежедневно множество документов должно быть выставлено клиентам, которые потом заполняют все бумаги, предают их в клиентский отдел, где уже происходит обработка информации.

Плюсы внедрения электронного документооборота

ЭДО в энергетике позволит сократить значительную часть расходов на канцелярию и пересылку документации. За год на это тратится до 5 миллионов рублей, 90% из которых с лёгкостью можно сэкономить. Кроме того, при работе с электронным документооборотом ускоряется поступление платежей. Система работает максимально прозрачно и полностью контролируется на всех этапах, поэтому проверки налоговых органов сводятся к минимуму.

Около 80% клиентов энергетических компаний готовы обмениваться информацией в электронном виде, так как это облегчает передачу отчётов в налоговые службы. Уровень сервиса с введением ЭДО повышается, пользователи положительно отзываются о скорости и качестве документооборота.

Ряд документов формируется, подписывается и отправляется автоматически без участия сотрудников. Программа сама контролирует правильность составления файлов и их соответствие установленным законодательством форматам.

Виды документов

Платформа LERADATA работает не только со стандартными типами EDI-сообщений, но и с документами, имеющими юридическую ценность, то есть заверенными электронной подписью. С помощью ЭДО происходит обмен следующими документами:

• счета-фактуры;
• ведомости энергопотребления;
• акты;
• сверки;
• финансовые планы;
• отчёты и другое.

Все бизнес-процессы включают сообщения, которые делятся на:

• ORDERS – заказ (запрос на поставку товара)
• ORDRSP – ответ на заказ (подтверждение поставщиков заказа)
• INSDES – инструкция на осуществление отгрузки или получения товара на заданных условиях
• INVOIC – счет-фактура, в том числе и корректировочный счет-фактура
• DESADV – уведомление об отгрузке (аналог товарно-транспортной накладной)
• RECADV – уведомление о получении (уведомление о фактической приемке товара)
• RETANN – извещение о возврате (с указанием причины)
• REMADV – требование к оплате (содержит бухгалтерские данные по оплате)
• COACSU – акт сверки взаиморасчетов
• COMDIS – коммерческий диспут

Принцип работы

Платформа LERADATA может быть интегрирована в привычную для сотрудников компании учётную систему, облегчая адаптацию их к нововведению. Сервис проанализирует данные биллинга, на основе чего создаст и разошлёт ведомости потребителям с дополнительными уведомлениями. Клиенты со своей стороны указывают текущие показания, подтверждают их электронной подписью и возвращают обратно.

ЭДО сформирует документы на основе полученных данных. Акт, счёт, счёт-фактура и расшифровка будут также подписаны и направлены потребителям. Вся передаваемая информация сохранится в облачный архив, а при желании её можно занести и в локальный архив на своём компьютере.

Процедура подключения к сети и подписания договора упрощается, так как потребитель может удалённо отправить заявку и сопроводительные документы поставщику, который в ответ создаст договор технического присоединения и снабжения. В энергетических компаниях договор является трёхсторонним, так как в нём дополнительно участвует сетевая компания. Все документы юридически значимые и подтверждены электронными подписями.

Подключение

Заказать консультацию или подсоединение к системе электронного документооборота можно на официальном сайте платформы LERADATA. Недорогие услуги значительно облегчат работу энергетических компаний, переведя их на новый уровень. Цена на тарифы зависит от входящих в них услуг и объёма передаваемых данных (узнать подробнее можно в разделе «Тарифы»).