Электронный документооборот в аптеке — это огромное количество документов. Фармацевтика включает в себя тысячи поставок ежедневно, и каждая из них сопровождается бумагами. EDI полностью переносит сопровождающий материал в электронный вид, что снижает значительное количество расходов на канцелярию.
ЭДО обладает рядом преимуществ, среди которых:
- мгновенное получение основных документов сразу после оформления сделки;
- быстрый поиск нужного файла в архиве;
- бесплатное получение документов от всех поставщиков;
- ограниченный доступ к данным;
- полный контроль передачи документации.
Платформа LERADATA позволяет подписывать документы в электронном виде, после чего они получают юридическую ценность, то есть становятся значимыми для налоговых органов. Для этого необходимо:
- наличие действительной электронной подписи;
- соответствие документа официальным нормативным актам;
- договор между участниками, позволяющий вести документооборот в электронном виде.
Преимущества системы
ЭДО для аптек избавляет сотрудников аптек от постоянной работы с документами, которые автоматически формируются, подписываются и пересылаются. Процесс документооборота полностью прозрачен, все его этапы можно контролировать и отслеживать. При наличии ошибок, возврат и корректировка происходят мгновенно. Это сводит к минимуму проблемы с налоговыми органами и сбои в поставках продукции.
EDI ускоряет цикл обмена данными внутри сети, исключая расхождения между информацией в документах. Часть процессов полностью автоматизирована. Все файлы ранее помещались в архив, который занимал много места. Поиск в нем был долгим и сложным, а контролирующие органы делают запросы примерно раз в месяц. Электронный архив практически не занимает физического места, его можно хранить в облаке или на отдельном компьютере. Поиск в системе ведется по множеству параметров, что максимально облегчает его.
Интеграция
Платформа LERADATA совместима с 1С и API, что позволяет интегрировать ее в привычную рабочую среду. Также доступ к системе может осуществляться через web-интерфейс с любого компьютера, подключенного к интернету. Складские программы избавляют сотрудников от построчной проверки списков, все это выполняется в автоматическом режиме. После чего формируется отчет о согласовании. Модуль 1С пригодится в бухгалтерии, где работа будет продолжаться в удобном формате.
ЭДО предназначен для обмена разными типами сообщений, внутри которых находятся документы, сопровождающие фармацевтические поставки:
- накладные;
- счета-фактуры;
- протоколы согласования цен;
- сертификаты и другие.
Процесс работы
Документооборот в аптечной сети работает следующим образом:
- дистрибьютор формирует прайс-лист, уведомления о котором получают аптеки;
- покупатели составляют заказ, проверяя условия и цену;
- в соответствии с заказом осуществляется отгрузка товаров, документы по которой отправляются в электронном виде;
- файлы автоматически загружаются в учетную запись покупателя, сокращая время приема товара;
- подписание документов производится автоматически после согласования;
- данные передаются в бухгалтерию.
ЭДО — это безопасный сервис, информация в котором передается в зашифрованном виде и по безопасным каналам. Заказать подключение или консультацию можно через официальный сайт платформы LERADATA или по номеру телефона. Цена за услуги указана в прайс-листе. Входящие данные не оплачиваются, стоимость рассчитывается за отправляемые документы.
