Электронный архив — современное решение для организации удобного долгосрочного хранения документов. Система распределяет документацию в соответствии с нормами архивного дела, а также настраивается под индивидуальные нужды компании.
Зачем нужен электронный архив
Создание электронного архива особенно актуально для предприятий, которые ежедневно работают с большими объемами информации. Например, бухгалтерские или юридические фирмы, страховые компании, проектные организации.
Упорядочивание электронного архива помогает повысить эффективность всех бизнес-процессов компании. При работе с обычным бумажным хранилищем на поиски нужного документа тратится по несколько часов каждый день. После переноса данных в электронную базу скорость обработки документации повышается в 20 раз.
Архив формируется для любых типов документов, среди которых:
- корпоративные;
- нормативные;
- юридические;
- бухгалтерские;
- проектные;
- технические.
Функциональные возможности
Система вносит значительный вклад в оптимизацию работы компании, обеспечивая:
- безопасное хранение данных;
- быстрый поиск документов;
- разграничение доступа к базе;
- возможность внесения массовых изменений в файлы;
- резервное копирование;
- сохранение каждой версии редактируемого документа;
- формирование подборок популярных файлов;
- отслеживание статистики работы с документацией.
Преимущества организации электронного архива
Среди главных достоинств внедрения электронной системы хранения документов выделяют:
- сокращение затрат — при работе с бумажными документами требуется постоянное расширение пространства под хранение. Электронный архив не ограничен по объему загружаемых файлов;
- исключение потерь и порчи документов — резервное копирование сохраняет базу и позволяет восстановить любой документ или весь архив в случае сбоя или удаления;
- упрощение работы — простой и понятный интерфейс не вызывает сложностей у персонала, никакого дополнительного обучения перед началом работы не требуется. При этом все стандартные действия с документацией выполняются гораздо быстрее;
- высокий уровень безопасности — база хранится на защищенных серверах. Уровни доступа назначаются руководством предприятия, что исключает несанкционированное проникновение в архив.
Чтобы заказать внедрение электронного архива для вашего бизнеса, оставьте заявку на официальном сайте. Мы свяжемся с вами в ближайшее время, ответим на все вопросы, рассчитаем цену подключения решения.
