Учет документов — важная составляющая бизнес-процесса. Программа ведения архива электронных документов позволяет не только автоматизировать и упорядочить хранение документации, но и повысить общую эффективность работы предприятия.
Зачем нужен электронный архив
Программа учета документов обеспечивает надежное хранение всех необходимых файлов. Анализируя документацию, можно значительно сократить количество ошибок в последующих актах. Плюс перенос информации с бумаги в электронный формат помогает сократить расходы на аренду дополнительного помещения под архив.
В программе могут храниться любые типы документации. Наиболее популярна организация электронного архива бухгалтерских, юридических, технических и нормативных документов.
Внесение файлов в программу проходит двумя способами:
- Электронные файлы импортируются из существующей системы учета.
- Бумажные оригиналы сканируются и подгружаются в базу.
В последующем никаких особенностей работы в зависимости от изначального формата документа не возникает. Все файлы можно редактировать, копировать, распечатывать, пересылать, удалять.
Преимущества программы электронного учета документации
Использование электронного архива обладает массой достоинств:
- гибкая структура — программа настраивается в соответствии с нуждами предприятия;
- систематизация документов — учет может вестись по любому интересующему параметру: дате, номеру, типу работ, названию клиента и т. д.;
- полный контроль над движением документов — все действия фиксируются, отмечается время работы с файлом, подсвечиваются незавершенные задачи;
- оперативный доступ к информации — поиск нужного документа занимает всего несколько секунд;
- безопасность данных — уровни доступа назначаются в соответствии с полномочиями сотрудников. Плюс вся база регулярно сохраняется в резерве, во избежание утери и порчи документации;
- удобное ведение отчетности — благодаря быстрой сегментации документов можно сразу выгружать необходимый массив данных, формировать отчет и отправлять в электронном виде в государственные надзорные органы;
- многопользовательский режим — работать с документом могут несколько специалистов одновременно.
Заказать подключение программы электронного архива в Москве можно оставив заявку на официальном сайте или связавшись с нашим менеджером по телефону.
