Электронный документооборот госучреждения обладает отличительными особенностями. Для каждого файла предусмотрена своя цепочка участников, которые должны получить данные. Отчетность бюджетных учреждений идет от подведомственных к вышестоящим, завершаясь Министерством финансов России, в котором и составляется итоговый отчет.

Отчетность в государственных учреждениях проводится еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно. При этом сроки ее предоставления могут варьироваться. ЭДО позволяет формировать и отправлять любые отчеты быстро и надежно. Система полностью безопасна, данные передаются в зашифрованном виде по специально выделенным каналам связи.

Преимущества системы

Госучреждения, перешедшие на систему EDI, повышают свою эффективность, благодаря автоматическому занесению документов в общую систему. Процесс согласования, подписания и пересылки документов ускоряется, обмен происходит за секунды, а файлы гарантированно достигают своих адресатов. Риск потери или ошибки сводится к минимуму.

Весь документооборот становится прозрачным. Пересылаемые файлы сохраняются и архивируются, после чего доступ к ним облегчается за счет удобного поиска и структурированности. Необходимость заводить бумажные архивы пропадает, до 90% данных переносятся на электронные носители.

ЭДО бюджетного учреждения обладает возможностью множественной подписи и отправки. Документы автоматически подписываются после согласования и направляются партнеру. Платформа LERADATA позволяет:

• обмениваться отчетами с вышестоящими учреждениями за срок до 7 секунд;
• все документы гарантированно будут заархивированы;
• отслеживать статус файла можно удаленно, теперь легко будет узнать, когда он подписан, доставлен и получен;
• численность сотрудников, работающих с документацией, можно сократить;
• расходы на канцелярию сводятся к минимуму.

Цена системы EDI по разным тарифным планам указана на нашем официальном сайте. Она варьируется в зависимости от количества услуг и объема документооборота.

Внедрение ЭДО

Интеграция системы возможна с основной программой учреждения. Сотрудникам не придется учиться работать в новом интерфейсе, так как документы будут отправляться из привычных программ. Это ускоряет и упрощает процесс бюджетной отчетности, позволяя полностью его автоматизировать.

ЭДО самостоятельно заносит отчет, отправленный бюджетным учреждением, в сводную отчетность вышестоящей инстанции. Все файлы сохраняются в локальном архиве. Новые документы автоматически анализируются, сверяясь с установленным форматом и логикой. После проверки в госучреждение возвращается отчет. Система самостоятельно отслеживает появление новых протоколов, рассылая их адресатам.

Заказать подключение или проконсультироваться по поводу электронного документооборота можно на сайте LERADATA. Для работы с юридически значимыми документами требуется наличие электронной подписи, которая чаще всего уже имеется у государственных учреждений. Внедрение системы EDI повысит результативность работы, минимизирует издержки и сократит число вероятных ошибок, при этом сроки обмена информацией станут в разы быстрее.

Электронный документооборот на платформе LERADATA для бюджетных организаций имеет более высокий уровень конфиденциальности. Сведения в нем блокируются и защищаются от нежелательного просмотра, а также изменения и удаления. Документам присваиваются ключи, пароли и уровни доступа к ним, которые должны быть у сотрудников.