Электронный документооборот в ритейле предоставляет компаниям массу преимуществ и избавляет от ряда проблем, которые раньше возникали из-за работы с бумажной документацией. Торговые сети ежедневно обмениваются огромным количеством заказов, каждый из которых предполагает оформление ряда документов. Часто реальная поставка, принятая компанией, может разниться со сделанным заказом. Это приводит к необходимости постоянно редактировать и повторно выставлять документы (например, ТОРГ-12 или счета-фактуры).
Сервис ЭДО
Платформа LERADATA разработана для обмена EDI-сообщениями и юридически значимыми документами между партнёрами по бизнесу. На официальном сайте сервиса можно заказать индивидуальную консультацию с подробными объяснениями о возможностях системы в каждом конкретном случае.
ЭДО позволяет перевести каждый этап документооборота в электронный формат. Для этого используются различные типы EDI-сообщений, которые пересылаются в зашифрованном виде по специально выделенному каналу связи. Система функционирует максимально надёжно и безопасно. В ней выделяют следующие стандартные сообщения:
- PRICAT – каталог цен (используется для передачи информации о товарах партнерам)
- DELFOR – план поставок по 2 параметрам: товару и месту доставки
- PARTIN – информация о местах доставки и торговых партнерах компании
- ORDERS – заказ (запрос на поставку товара)
- RETORD — документ на поставку продукции, возвращаемый заказчику
- ORDRSP — подтверждение действия
- DESADV — сообщение об отгрузке товаров
- INVRPT – инвентаризационный отчет
- SLSRPT — информация о продажах
- ACTSETt — взаимоотчёт между бизнес-партнёрами
- IFTMIN – инструкция по транспортировке товара
- APERAK – оповещение партнера о статусе получения документа в учетной системе получателя
- INVOIC – счет-фактура, в том числе и корректировочный счет-фактура
- и другие.
Все типы сообщений могут использоваться отдельно или объединяться между собой. Платформа достаточно гибкая и адаптируется под индивидуальные требования заказчика. Интеграция ведётся с различными учётными системами.
Преимущества
Переход на ЭДО в ритейле оптимизирует работу компаний. Заказы формируются автоматически, и контролировать их можно на любом этапе. Весь процесс полностью прозрачен, что исключает разногласия между бизнес-партнёрами.
Современная система становится успешной заменой бумажному документообороту. Расходы на канцелярию и пересылку бумаг сводятся к минимуму, а необходимость в архиве постепенно отпадает. Все пересылаемые документы сохраняются в электронном архиве, в котором данные хранятся в облаке или на личном компьютере. Также информация записывается платформой и при необходимости может быть предоставлена.
Платформа EDI способна контролировать весь цикл поставок, начиная от отправки каталога заказчику и оформления заказа и заканчивая уведомлениями об отгрузке и приёмке, а также созданием счета-фактуры. Сегодня уже большинство крупных торговых сетей перешли на электронный документооборот, что увеличивает их производительность.
Автоматизация процессов позволяет избежать множества ошибок, возникающих по вине человеческого фактора. Документы подписываются электронной подписью и проверяются на соответствие государственному стандарту. При возникновении проблем платформа пришлёт уведомление о необходимости редактирования.
Весь процесс обмена документами ускоряется примерно на 75%. Обработка и отправка информации происходит своевременно, ведь для этого требуется всего несколько секунд. Время получения оплаты сокращается, а все поставки становятся максимально прозрачными. Риски судебных разбирательств и вопросов от налоговых служб сводятся к минимуму.
