Электронный архив — централизованная система хранения информации. Эта специальная программа помогает организовать и упорядочить документацию, а также обеспечивает быстрый и безопасный доступ к данным.
Зачем нужен онлайн-архив
В электронной базе данных можно хранить все типы документов:
- личные дела;
- бухгалтерские документы;
- корпоративные файлы;
- техническую документацию;
- медиафайлы;
- юридические документы;
- клиентские анкеты, досье.
Для доступа к информации не потребуется установка дополнительного ПО. Авторизация в системе производится через логин и пароль. Это позволяет сотрудникам подключиться к программе с любого устройства при наличии выхода в интернет.
Преимущества хранения информации онлайн
Электронный архив значительно упрощает и ускоряет работу с большим объемом данных:
- вся необходимая информация всегда под рукой — нужен лишь интернет;
- сокращаются затраты на бумагу, аренду помещений под хранение и пересылку файлов;
- поиск документов осуществляется по любому удобному идентификатору и занимает секунды;
- документация хранится на защищенных серверах, а уровень доступа регулируется по необходимости;
- объем загружаемых документов не ограничен;
- все действия с архивом фиксируются в системе — ни один файл не будет утрачен;
- простой и интуитивно понятный интерфейс поможет сотрудникам быстро разобраться в программе. Дополнительного обучения не требуется.
Внедрение архива
Для переноса бумажных копий в электронный архив используются высокочастотные потоковые сканеры, позволяющие быстро обработать большой объем информации. Весь процесс внедрения осуществляется в 4 этапа:
- Определение основных параметров архива: поля сортировки, уровни доступа, предполагаемый объем.
- Сканирование всех документов.
- Индексирование и сортировка: для каждого документа определяются обязательные информационные поля.
- Загрузка данных в систему.
Полученная база данных готова к работе: вы можете вносить изменения в документы, копировать, распечатывать файлы, пересылать их по электронной почте и т. д.
Наша компания имеет большой опыт в автоматизации документооборота. Мы поможем осуществить быструю реализацию электронного архива в ваш бизнес по выгодной цене. Для уточнения стоимости работ оставьте заявку на официальном сайте или свяжитесь с менеджером по телефону.
