Начните сотрудничество с индивидуальной консультации по подбору инструментов и услуг.
ДОВЕРЕННОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Возможность хранить юридически значимые документы. Компания LERADATA гарантирует сохранность таких документов
ХРАНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ КОПИЙ
Хранение отсканированных копий бумажных документов.
ПЕЧАТНЫЕ ФОРМЫ
Возможность открыть любой документ в удобном формате и увидеть всю необходимую информацию по архивным документам.
УВЕДОМЛЕНИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЮ
Отслеживание и контроль любых манипуляций с документами: загрузка документов, редактирование документов, удаление документов
РЕЕСТР ДОКУМЕНТОВ
Консолидированные отчеты по продажам, по доходности, по сезонности. Возможность расширенной аналитики по продажам
КОНСОЛИДИРОВАННЫЕ ОТЧЕТЫ ПО ЗАКАЗАМ ПО ТОЧКАМ ДОСТАВКИ
Контроль обособленных подразделений - определение эффективности работы того или иного подразделения в компании.
ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ: ВИДЫ
Внедрение электронной базы данных позволяет значительно ускорить и упростить работу в компании. Программа поддерживает различные форматы загружаемых документов
При работе с этими юридически значимыми документами важно обеспечить безопасность хранения, следить за актуальностью данных, что и позволяет реализовать электронный архив
Перенос информации с бумажных документов в электронный архив помогает оптимизировать работу предприятия, сократить издержки на хранение и ускорить поиск данных.
Для успешного ведения бизнеса работу с большим количеством УПД нужно правильно организовывать, обрабатывать и хранить. Решением поставленной задачи стал электронный архив УПД.
Постоянно меняющиеся правила стандартизации и растущие темпы развития предприятий приводят к ежегодному увеличению нормативной документации. Хранить, сортировать и актуализировать такие объемы данных становится все сложнее. Для упрощения этой работы разработана специальная система — электронный архив.
Функциональные возможности программы
Электронный архив облегчает и ускоряет процесс обработки информации:
- формируется единая база нормативных документов, необходимых для работы компании;
- организуется распределенный доступ к файлам для всех сотрудников;
- все изменения в документах автоматически сохраняются для поддержания актуальности;
- поиск может производиться по различным срезам, полям.
Внесение документации проходит несколькими способами: электронные документы сразу добавляются в архив, а бумажные файлы сканируются, индексируются и потом попадают в базу.
Классифицировать документы возможно по любым параметрам. При внедрении системы определяются важные поля, по которым может осуществляться поиск данных.
Преимущества электронного архива
Хранение информации в электронной базе обладает массой преимуществ перед стандартным бумажным архивом:
- простой анализ — ориентироваться в огромном объеме данных легче и быстрее с помощью поиска;
- разграниченный доступ — не всем сотрудникам необходим доступ к полному архиву;
- отсутствие дублей — один и тот же документ может входить в разные подборки без дублирования файлов;
- быстрая актуализация — вносить изменения возможно во все нормативные документы одновременно;
- общая база — при наличии большого количества филиалов и подразделений очень важно работать в единой системе;
- долгосрочное хранение — в некоторых случаях могут потребоваться исторические документы, найти их в электронном архиве так же просто, как и свежую информацию;
- отслеживание статистики — каждое действие сохраняется в системе, поэтому собрать статистику по самым популярным документам не составит труда;
- безопасность — информация хранится на защищенных серверах, а доступ предоставляется только авторизованным пользователям с определенным уровнем прав.
В итоге компания получает эффективный инструмент для организации хранения информации, экономящий и время, и средства.