Постоянно меняющиеся правила стандартизации и растущие темпы развития предприятий приводят к ежегодному увеличению нормативной документации. Хранить, сортировать и актуализировать такие объемы данных становится все сложнее. Для упрощения этой работы разработана специальная система — электронный архив.
Функциональные возможности программы
Электронный архив облегчает и ускоряет процесс обработки информации:
- формируется единая база нормативных документов, необходимых для работы компании;
- организуется распределенный доступ к файлам для всех сотрудников;
- все изменения в документах автоматически сохраняются для поддержания актуальности;
- поиск может производиться по различным срезам, полям.
Внесение документации проходит несколькими способами: электронные документы сразу добавляются в архив, а бумажные файлы сканируются, индексируются и потом попадают в базу.
Классифицировать документы возможно по любым параметрам. При внедрении системы определяются важные поля, по которым может осуществляться поиск данных.
Преимущества электронного архива
Хранение информации в электронной базе обладает массой преимуществ перед стандартным бумажным архивом:
- простой анализ — ориентироваться в огромном объеме данных легче и быстрее с помощью поиска;
- разграниченный доступ — не всем сотрудникам необходим доступ к полному архиву;
- отсутствие дублей — один и тот же документ может входить в разные подборки без дублирования файлов;
- быстрая актуализация — вносить изменения возможно во все нормативные документы одновременно;
- общая база — при наличии большого количества филиалов и подразделений очень важно работать в единой системе;
- долгосрочное хранение — в некоторых случаях могут потребоваться исторические документы, найти их в электронном архиве так же просто, как и свежую информацию;
- отслеживание статистики — каждое действие сохраняется в системе, поэтому собрать статистику по самым популярным документам не составит труда;
- безопасность — информация хранится на защищенных серверах, а доступ предоставляется только авторизованным пользователям с определенным уровнем прав.
В итоге компания получает эффективный инструмент для организации хранения информации, экономящий и время, и средства.
