Этой весной депутаты Государственной думы РФ рассматривают новый законопроект об ЭДО. Если проект будет одобрен, то все финансовые операции в стране можно будет осуществлять в электронном виде. Предполагается, что новый закон позволит уменьшить расходы организаций на хранение и обработку бумажных документов.
Текст инициативы уже занесен в электронную базу нижней палаты Федерального собрания. Авторами проекта стали первый заместитель председателя комитета Совета Федерации по бюджету и финансовым рынкам Николай Журавлёв и глава комитета Госдумы по финансовым рынкам Анатолий Аксаков.
Нормы, которые прописаны в законопроекте об ЭДО
1. Механизм создания и использования электронных дубликатов бумажных документов.
Дубликаты, которые созданы на бумажных носителях путем сканирования или другим техническим способом с соблюдением порядка, установленного законодательством РФ, имеют такую же силу, что и бумажные оригиналы документов.
2. Методы отслеживания электронных документов.
Отличительными признаками каждого документа станут реквизиты, а для отслеживания и управления будут использоваться метаданные.
3. Особенности хранения бумажных документов.
Оригиналы электронных копий организациям придется хранить не менее одного года. Именно в этот период чаще всего возникают конфликтные ситуации по документам. Если между бумажным и электронным документом обнаружатся расхождения, споры будут решаться в сторону бумажного оригинала.
Электронные двойники документов, регулируемых архивным законодательством, также смогут использоваться организациями. Срок хранения архивных бумажных документов останется прежним.
Порядок хранения, конвертации, выдачи третьим лицам и уничтожения электронных документов также прописаны в новом законопроекте.
Новый порядок работы с ЭДО, предусмотренный законопроектом
Конвертация ЭДО. Если электронный документ, созданный в одном формате, потребуется перевести в другой, вы сможете это сделать с сохранением юридической значимости документа. Содержимое документа не меняется, однако вам придется зафиксировать новые реквизиты и метаданные, которые ответственный за конвертацию заверяет своей квалифицированной электронной подписью.
Хранение ЭДО. Чтобы принять ЭД на хранение, необходимо зафиксировать данные о дате передачи и лице, передавшем документ, а также о формате документа и других метках. Все данные приемщик должен заверить электронной подписью.
Выдача третьим лицам. Выдача информации по запросу третьим лицам проходит одновременно с описью документа и подтверждается усиленной квалифицированной подписью лица, которое выдает документ.
Уничтожение ЭДО. Электронная документация может быть полностью уничтожена, однако система сохраняет метаданные каждого файла.
Виды документов, которые разрешается переводить в электронный формат, будет определять Правительство и Центральный банк.
Что означает новый законопроект для бизнеса?
Если закон будет принят Госдумой, он вступит в силу через 180 дней после одобрения. Инициаторы законопроекта считают, что принятие закона позволит сократить издержки предприятий на хранение и обработку бумажных документов.
Вполне вероятно, дело не только в экономии средств, и новый проект – первая ласточка в череде грядущих в стране изменений, которые приведут к полной замене бумажной документации на электронную.
Интерес к ЭДО на государственном уровне – еще одна серьезная причина отказаться от устаревших форматов и заблаговременно приступить к автоматизации бизнес-процессов в собственной компании.