Чтобы переход на ЭДО был успешным, владельцы бизнеса стремятся выбрать опытного и надежного оператора и подобрать оптимальное IT-решение. Они стараются учесть все нюансы: подготавливают бизнес-процессы, выделяют достаточный бюджет, определяют сроки внедрения и контролируют, чтобы они соблюдались. Но есть и еще один момент, о котором часто забывают – заинтересованность в ЭДО персонала компании. А между тем, апатия и отстраненность со стороны работников может свести на нет все усилия по автоматизации бизнес-процессов. В лучшем случае переход на электронный документ затянется. В худшем – персонал будет саботировать изменения и по-прежнему использовать бумажные документы.
Кнут, пряник или золотая середина?
Увы, внутреннее сопротивление со стороны персонала неизбежно. И приказ об обязательном переходе на ЭДО от самого высокого руководства не решает проблему. В России сколько угодно примеров «мертвых» приказов, которые идут сверху, но не поддерживаются снизу. А все потому, что западная структура компании отличается от российской. На западе все сомнения и обсуждения возможны только до принятия решения, а после об этом и речи идти не может. В России же любые радикальные изменения чаще всего встречаются в штыки. Сотрудники жалуются на несовершенство нововведений и используют любую возможность, чтобы не следовать им. В такой ситуации лучший вариант – придерживаться золотой середины: вводить изменения и сверху, и снизу.
Чтобы переход на ЭДО произошел быстро и безболезненно и окупился в первые месяцы, начинать подготовку персонала нужно как можно раньше.
1. Развейте страхи сотрудников
Как известно, люди боятся всего нового. Именно страх заставляет их сопротивляться изменениям. Люди не видят плюсов и опасаются, что нововведения только усложнят им работу.
Чтобы заинтересовать персонал, расскажите о выгодах электронного документооборота:
· Работать с электронными документами удобнее и проще, чем с бумажными.
· Не придется, как прежде, тратить много времени на монотонную работу.
· Сотрудники смогут проявить себя, выполняя более сложные и интересные задания, которые выше оплачиваются.
· Сотрудники получат новые навыки, которые сделают их более компетентными и востребованными на рынке труда.
Еще один глубокий страх, вынуждающий саботировать изменения – боязнь собственной некомпетентности. Люди переживают, что не справятся с работой в новых условиях.
Развейте и эти страхи. Расскажите, что всех сотрудников ждет бесплатное обучение, а с любыми вопросами они смогут обращаться в техническую поддержку. Объясните, что у них будет возможность привыкнуть к изменениям, так как первое время система будет работать в тестовом режиме.
Подготовить и заинтересовать персонал вам поможет оператор СЭД. Пригласите представителя компании, чтобы тот провел презентацию и в красках описал преимущества ЭДО для сотрудников, а также объяснил, как работать с новой системой и ответил на вопросы, волнующие персонал.
2. Создайте инициативную группу и поощряйте участников
В каждой компании есть активные люди, которые не боятся и даже приветствуют изменения. Поручите им ведение проекта по переходу на ЭДО. Активисты не будут тормозить процесс и своим энтузиазмом будут заряжать коллектив.
Поощряйте участников инициативной группы за соблюдение сроков, эффективные решения и предложения. Это тот самый пряник, который поможет сотрудникам работать быстро и слажено.
3. Покажите, что переход на ЭДО работает!
Когда сотрудникам озвучивают перспективы, они испытывают шквал положительных эмоций. Но при первых же трудностях, когда выясняется, что само ничего не заработает и придется потрудиться, пыл угасает. Начинается «подпольный бунт»: работники всеми правдами и неправдами игнорируют руководство и выполняют работу по-старому, привычным для них способом. Особенно четко такое поведение прослеживается в компаниях, где начальство стремится автоматизировать все процессы сразу. Как только переход на ЭДО разбивается на этапы, и люди видят результаты своего труда, и дело идет на лад.
Например, внедрение документооборота в консорциуме компаний по развитию нефтяной отрасли . Компания 3 раза пыталась перейти на ЭДО, но каждая попытка оборачивалась неудачей. Неудивительно, что новый проект по внедрению электронного документооборота не обрадовал ни IT-специалистов, ни рядовых сотрудников. Прошлый опыт подсказывал, что труды будут напрасными, а проект провалится, как и все предыдущие. Однако на этот раз руководство изменило тактику. Вместо того, чтобы внедрять ЭДО одновременно во всех филиалах, было решено для начала наладить процессы в ключевых департаментах. Изменения прошли успешно. Затраты на СЭД быстро окупились, работать с документами стало удобнее и проще. Слухи о том, что СЭД работает, разлетелись по всей компании, и отношение к автоматизации у сотрудников изменилось. Персонал перестал сопротивляться нововведениям, и другие филиалы также успешно и быстро перешли на ЭДО.
Подведем итоги. Настойчивые призывы сосредоточиться на цифровой трансформации и внутренние распоряжения об обязательном использовании ЭДО, безусловно, важны. Но если сотрудники не понимают смысл и не видят пользы от нововведений, вы обязательно столкнетесь с сопротивлением: пассивным или даже активным. Чтобы избежать «подпольного бунта», подготовьте персонал к грядущим изменениям заранее. Объясните преимущества, поддержите инициативу и покажите, что ЭДО действительно работает.