В новых условиях одними из самых востребованных программных продуктов становятся «умные архивы» для надежного хранения электронных документов.
Электронный архив – это сервис, позволяющий собрать в одном месте всю важную информацию, которая проходит через компанию. Данные хранятся в едином электронном каталоге, и заинтересованные пользователи получают к нему доступ. Кроме электронных документов и корпоративной корреспонденции в архив можно загружать сканированные и оцифрованные образы бумажных документов: нормативных, патентных, финансовых, отчетных.
Главная цель электронного архива – обеспечить сохранность данных. Бумажный архив могут уничтожить злоумышленники, пожар или другое чп. Бумага приходит в негодность со временем. Документам в электронном хранилище эти опасности не страшны.
Хотя популярность умных архивов растет, далеко не все организации являются их обладателями. Одна из причин, которая останавливают владельцев компаний – недостаточная осведомленность о выгодах этих программных продуктов для бизнеса. Большинство из них считают, что ЭА – электронный аналог бумажного архива и только. Но на самом деле это не так.
Безопасное хранение документов в цифровом виде – важная, но далеко не единственная функция электронного архива.
Что умеет умный архив?
1. Систематизирует данные для удобного поиска
Информация в электронном архиве систематизируется по самым разным критериям: название документа, его вид, дата и время создания и т.д. Искать документы и фильтровать данные также можно по фрагментам текста, по месту документа в номенклатуре, размерам и типам файлов и т.д. Условия поиска и списки избранных документов система сохраняет автоматически.
2. Защищает данные
Вы сами разграничиваете доступ сотрудников к электронному архиву и решаете, какие именно документы и какому пользователю/группе пользователей доступны. Если права доступа были изменены, вы сможете отследить, кто и когда это сделал. Система также позволяет отслеживать историю каждого документа: кто создал, запрашивал, какие изменения вносил. Если есть необходимость, вы можете заблокировать конкретные операции с документом (редактирование, печать, копирование, отправка и т.д.) или зашифровать важный контент.
3. Позволяет быстро и эффективно работать с документами
Пользователь архива получает нужный документ мгновенно. Работать с ними он может из любой точки мира в любое время: делать копии, рассылать получателям, читать, редактировать. Для создания и редактирования документов система электронного архива позволяет использовать любые программы: Microsoft Word, Microsoft Excel, AutoCad, CorelDraw, Visio и др.
Умный архив позволяет сотрудникам одновременно работать с 1 документом. Так как все документы у пользователя под рукой, то он быстро анализирует информацию и формирует точные отчеты любой сложности.
4. Замыкает на себе учетную систему, ЭДО и другие информационные системы
Как правило, электронный архив – не первая информационная система, которую использует организация. Внедрению ЭА предшествует установка учетной системы, системы электронного документооборота, других информационных систем. Если настроить интеграцию с 1С и ЭДО, то они становятся поставщиками контента для ЭА. То есть все электронные документы, с которыми работают специалисты компании, автоматически попадают в архив.
Таким образом, умный архив в мире электронного документооборота – это не просто долгосрочное хранилище документов, жизненный цикл которых закончился. При грамотной настройке ЭА становится ядром документооборота компании, в котором сосредоточены все электронные документы, независимо от стадии обработки и источника. Из простого хранилища архив превращается в саморегулируемый инструмент контроля и управления данными. В этом случае система ЭДО и умный архив гармонично дополняют друг друга: они сохраняют, систематизируют информацию, делают ее доступной и в тоже время безопасной.