3 способа ускорить работу бухгалтерии

Ошибки и медленная работа бухгалтерии грозят компании сложностями во время налоговых проверок. Как результат – немалые штрафы, повторные проверки и напряженные отношения с налоговой инспекцией.

Чтобы ускорить работу бухгалтерии и избежать проблем с налоговой, в первую очередь нужно разобраться, откуда эти ошибки берутся и на что бухгалтеры тратят драгоценное время.

Частые причины медленной работы бухгалтерии:

• Большое количество бумажных документов, которые приходится обрабатывать вручную.

На ручную обработку бухгалтер тратит большую часть рабочего дня. Когда все процессы идут медленно, в обычном рабочем темпе сдать годовые и квартальные отчеты не получается. Отсюда и горячие отчетные периоды, когда сотрудники вынуждены задерживаться на работе, перебирать горы первичных документов и исправлять механические ошибки в документах.

• Проблемы с бумажным архивом.

Особенно остро они ощущаются во время налоговых проверок. Чтобы получить документ, сотруднику каждый раз нужно идти в архив. А учитывая то, что в больших компаниях под архив отводится целое помещение, на поиски уходит ооочень много времени.

• Документы постоянно теряются.

Типичная ситуация для бухгалтерии: в нужный момент важные документы проваливаются будто сквозь землю. И вместо того, чтобы заниматься учетом, бухгалтеру приходится запрашивать у контрагентов новые документы и ждать, когда их привезут.

Итак, что мы видим:

Проблемы в бухгалтерии чаще всего связаны с неотлаженным документооборотом.

Есть несколько способов ускорить работу бухгалтерии, и практически все они связаны с оптимизацией документооборота.

Разберем самые популярные.

Способ №1: Расширяем штат, нанимаем новых сотрудников

Преимущества этого способа очевидны: если рабочих рук станет больше, то бухгалтерский учет будет выполняться быстрее. Но и недостатков здесь хватает: во-первых, найти компетентных сотрудников не так-то просто, во-вторых, появится дополнительная статья расходов (заработные платы, оборудование и содержание рабочих мест и т.д.). Но самый главный минус – это ручной труд и сложности, которые с ним связаны. Так или иначе, человеческий фактор является первоисточником механических ошибок, которые существенно нарушают и замедляют все рабочие процессы.

Способ №2: Переходим на аутсорсинг

Вы можете перевести ответственность за бухучет на стороннюю организацию полностью или частично. В первом случае компания-аутсорсер берет на себя все функции, которые выполняет штатная бухгалтерия, во втором – только часть. Например, самые сложные задачи, которые тормозят работу бухгалтерии: материально ответственные, требующие большого опыта и т.д.

Опытные компании-аутсорсеры обычно оказывают услуги качественно. Все бизнес-процессы в организации отлично отработаны, поэтому на решение и сложных, и рутинных вопросов уходит меньше времени. Но если вы промахнетесь и выберете компанию, которая работает с бумажными документами и использует ручной труд, то фактически поменяете шило на мыло. Ваши расходы возрастут, а проблемы останутся нерешенными.

Еще один неприятный момент – незащищенность коммерческих данных. Когда вы открываете доступ к своим документам сторонней компании, всегда есть опасность утечки информации.

Если вы хотите ускорить работу бухгалтерии своими силами, без привлечения новых сотрудников и организаций, вам подойдет 3 вариант.

Способ №3: Внедряем электронный документооборот и электронный архив

Переход на ЭДО упрощает и ускоряет не только работу бухгалтерии, но и всей компании. Во-первых, на обработку электронных документов уходит на 80% меньше времени, чем на обработку бумажных. Во-вторых, легче отследить движение любого документа, а на поиски договоров и актов в электронном архиве уходят не часы, а секунды. Кроме того, с одним документом смогут работать сразу несколько человек в режиме онлайн, поэтому тратить время на распечатку документации в отчетный период тоже не придется.

А еще ваши бухгалтеры смогут сдавать электронную отчетность практически во все контролирующие органы. И время, которое раньше уходило на очереди в налоговой и пенсионном фонде, они смогут уделить решению важных бизнес-задач.

Компании, которые не торопятся переходить на ЭДО, отмечают 2 главных недостатка. «Дорого и долго», – говорят они. С другой стороны, предприятиям, которые внедрили электронный документооборот и архив, этот шаг помог сэкономить сотни тысяч и даже миллионы рублей. А высокая скорость и эффективность работы с бухгалтерскими документами позволили им забыть о налоговых рисках и штрафах.

Вы можете выбрать любой из предложенных методов ускорения работы бухгалтерии. Главное помнить: чтобы изменения прошли гладко и пошли на пользу компании, руководитель должен лично контролировать все рабочие процессы.