Автоматизация рабочих процессов стала важнейшим трендом в бизнес-сфере. Внедрение ИТ-решений для управления контентом и документооборотом позволяет освободить сотрудников от выполнения рутинных задач, повысить производительность труда и сделать управление бизнесом более эффективным.
Во многих европейских странах двигателем внедрения электронного документооборота (ЭДО) выступает само государство. Так, например, в Австрии с компаний, которые не используют ЭД, государство взимает специальный сбор. В нашей стране подобные тенденции только намечаются. Так, в России в 2018 году была запущена национальная программа «Цифровая экономика в Российской Федерации», которая содержит законы, регулирующие работу с электронными документами. На их реализацию выделено 1,7 млрд рублей.
Сравним, насколько популярна автоматизация бизнес-процессов в России по сравнению с Европой на настоящий момент, пока новые законы еще не вступили в силу.
Как идут дела в Европе?
Независимое исследование, посвященное автоматизации бизнес-процессов в Европе, которое проводилось в 2018 году, дало интересные результаты. Из 332 представителей европейского бизнеса разного масштаба и индустрий 53% предприятий применяют ИТ-решения для управления контентом и документооборотом, чтобы сделать работу компании более продуктивной.
Согласно исследованию, ПО для перевода бумажной корреспонденции в «цифру», обработки и маршрутизации информации чаще всего используют отделы бухгалтерии и финансов (41%). Высокий показатель связан с тем, что обработка финансовых документов – процесс трудозатратный и времязатратный. Сервисы ЭДО и системы управления документооборотом, позволяют сотрудникам быстрее обрабатывать документы и обмениваться информацией практически мгновенно. После автоматизации сокращается число ручных операций, и персонал реже допускает ошибки в работе.
Другие отделы европейских компаний, в которых успешно применяются ИТ-решения для управления документооборотом:
· отделы продаж и сопровождения клиентов
· юридические отделы
· НR-департаменты
Необходимость автоматизации процессов в этих секторах также связана с большим потоком входящей и исходящей информации. «Умные» функции сбора, анализа и обмена данными сильно упрощают взаимодействие с внешними контрагентами.
Тем временем в России…
Что касается российского рынка, то количество бумажных документов здесь тоже сокращается. Аналитики IDC подтверждают эту тенденцию.
Исследование состояния автоматизации бизнеса в России, проведенное в 2018 году, показало:
- 36% компаний-респондентов уже перешли на электронный оборот и хранят документы в электронном архиве.
- 32% внедрили сервис ЭДО и освоили технологию сканирования, но еще не создали единый электронный архив.
- 32% компаний только задумываются о переходе на ЭДО и используют бумажный документооборот.
Таким образом, российский бизнес постепенно переходит на работу с документами в электронном формате, но по темпам еще отстает от Европы.
Аналитики опросили российские компании, которые все еще раздумывают над инвестированием в ИТ-решения и выяснили, что их останавливает. Оказалось:
· 1/3 из них сперва хотят убедиться, что затраты не будут напрасными и окупятся;
· 1/3 полагают, что их компания еще не готова к автоматизации;
· 1/3 хотят лучше изучить возможности ПО, прежде чем принять решение.
В то же время компании, которые перешли на ЭДО в России, отмечают, что их общая прибыль выросла, так как траты на ручной труд и доставку документов уменьшились, а эффективность операций выросла.
Потребность в автоматизации бизнес-процессов подтверждают и топ-менеджеры компаний:
- 34% поддерживают идею внедрения ИТ-решений по управлению документооборотом;
- 14% понимают, что автоматизация повысит эффективность бизнеса;
- 12% уже включили внедрение ЭДО в стратегию развития компании.
Что нас ждет в будущем?
Результаты исследований наглядно показывают: автоматизация бизнес-процессов в России только набирает обороты. По итогам на 2019 год лидерами по внедрению ПО в России остаются крупные производственные предприятия и розничные торговые сети. Но пройдет еще несколько лет, и ИТ-решения по управлению документооборотом станут привычными для организаций любого размера и сферы деятельности.
Этому будет способствовать растущая заинтересованность предпринимателей и, скорее всего, целенаправленная политика вовлечения компаний в процессы автоматизации со стороны государства.