Как начать работать с торговой сетью по документообороту
Как начать работу по «ЭДО» с торговой сетью?
Подключенная система EDI и ЭДО или готовность ее подключить в ближайшее время – такое требование прописано в чек-листах многих торговых сетей. Чтобы заполучить важный контракт, поставщики вынуждены соглашаться с этим условием. Но если они слабо понимают, что такое ЭДО и не спешат внедрять обмен EDI-сообщениями после подписания договора, то возникают проблемы. Историй о том, как поставщики начинали работать без налаженных бизнес-процессов и вместо прибыли получали убытки, на рынке ритейла предостаточно.
О том, как работает внешний электронный документооборот и как наладить работу с торговой сетью по ЭДО и ЕDI, вы узнаете из этой статьи.
Зачем нужен электронный документ и в чем его преимущества?
Электронный документооборот – современная альтернатива бумажным документам. Он позволяет быстрее обрабатывать документы и обмениваться информацией с контрагентами без задержек.
До внедрения ЭДО поставки приходили в магазин с бумажными накладными. Документы сканировали, сведения о количестве товара и ценах вводились в учетную систему вручную. Если при сверке поставки и заказа находились расхождения (а такое часто случается, так как номенклатурных позиций много, а цены меняются), документы возвращали поставщику. Ему приходилось вносить изменения и передавать документы в торговую сеть со следующей поставкой, с курьером или почтой. Бумаги, которые прошли согласование, распечатывали, ставили на них подписи и печати. После этого их передавали поставщику, где они также проходили процесс согласования и подписания…
В результате на закрытие документов по 1 поставке порой уходили 1-2 недели, а поставщикам приходилось терпеть издержки на курьерскую доставку. Когда из-за задержек магазин не мог провести поставку и пропустить ее в продажу, убытки несли обе стороны…
Желание сократить расходы, упростить и ускорить работу с поставщиками – вот что движет торговыми сетями, которые наладили внешний ЭДО и требуют того же от своих партнеров.
Преимущества от перехода на ЭДО, которые получает поставщик:
1. Возможность закрыть поставку в этот же день. Особенно важно это для поставщиков, работающих с торговой сетью по отсроченному платежу.
2. Быстрый обмен данными с торговой сетью. Отправка и получение информации происходит практически мгновенно – по одному щелчку мыши.
3. Надежность. Вы можете быть уверены, что документы не пропадут и не потеряются, как это бывает при доставке почтой.
4. Меньше ошибок в документах. 75% ошибок связаны с ручным вводом данных. Если вы настроите интеграцию сервиса ЭДО с учетной системой, то данные из ЭД будут подтягиваться в нее автоматически.
5. Прозрачность процессов взаимодействия с торговой сетью. Вы сможете отслеживать состояние заказов и быстро решать конфликтные ситуации на месте, в режиме онлайн.
6. Новые контракты. Торговые сети с бОльшей охотой сотрудничают с компаниями, которые уже перешли на электронный оборот, чем с теми, которые только собираются это сделать.
7. Сокращение трат на расходные материалы и персонал. 1 электронный документ обходится компании в 10 раз дешевле, чем бумажный. Так как рутинной работы с бумагой станет меньше, вы сможете сэкономить на содержании штата операционистов.
Таким образом, основная задача электронного документооборота – упростить отношения между торговой сетью и поставщиком, а важное преимущество для поставщика – увеличение прибыли. Теперь перейдем к самому главному – как это сделать?
Что нужно для того, чтобы перейти на ЭДО с торговой сетью?
Первое, что вам нужно после заключения договора с торговой сетью – выбрать оператора и сервис электронного документооборота.
Выбираем сервис для ЭДО и EDI
Наибольшей популярностью пользуются EDI-сервисы и платформы ЭДО.
· EDI-сервисы. Позволяют обмениваться в электронном виде такими документами, как каталоги товаров, заказы на поставку товара, уведомления об отгрузке и другими. Все эти документы приведены к единым EDI стандартам.
Главная особенность EDI-сервиса – вы не сможете отправлять и получать юридически значимые документы.
· Платформы ЭДО. Позволяют работать не только с EDI-сообщениями, но и юридически значимыми документами: договорами, счет-фактурами и другими. Юридическая значимость документов достигается использованием усиленной электронной подписи.
Решаем, с каким оператором ЭДО и EDI сотрудничать, и подписываем договор
При выборе оператора электронного документооборота обратите внимание, есть ли у компании лицензия, как долго она существует на рынке, есть ли в списке клиентов крупные поставщики и торговые сети. Если у вас нетиповая конфигурация 1С и вы хотите интегрировать ЭДО с учетной системой, уточните, предоставляет ли оператор такую услугу. Поинтересуйтесь, входит ли в сервис обучение ваших сотрудников и техническая поддержка 24/7, сколько будет стоить подключение и трафик.
Выбираем техническое решение
Всего существует 3 варианта: это web-портал, интеграция со стандартной учетной системой 1С и интеграция API, которая подходит для всех учетных систем.
Web-портал – самый лёгкий и бюджетный способ перехода на ЭДО. Интерфейс позволяет проводить операции с заказами, накладными, счетами и другими документами. Вы сможете сохранять документы на компьютере в форматах PDF, XLS или XML. Однако данные в учетную систему в этом случае придется вбивать вручную. Вот почему подключение web-портала уместно только для небольших компаний, которые проводят в месяц около 100 заказов.
Компаниям с большим объемом работы удобнее интегрировать сервис со своей учетной системой. Интеграция для 1С и API позволяет обрабатывать все документы в учетной системе без использования промежуточных порталов.
Подбираем выгодный тариф
У большинства операторов входящий трафик бесплатный. Платить придется только за отправленные документы и сообщения. В одних случаях это будет фиксированная цена за каждый отправленный документ, в других – вы покупаете услуги пакетами. То есть выбираете пакет (100, 500, 1000 документов) и оплачиваете его полностью. Чем бОльший пакет вы выбираете, тем дешевле вам обойдется отправка одного документа.
Приобретаем электронную подпись
Для организации обмена юридически значимыми документами (актами, счет-фактурами и договорами) вам потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись. Она представляет собой набор символов, который присоединяется к документу и удостоверяет его подлинность. Получить сертификат с электронной подписью вы можете в любом удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию Минкомсвязи в России.
Нередко услугу предоставляют и сами операторы ЭДО. Стоит электронная подпись порядка 3000-5000 рублей.
Получаем GLN-коды
GLN (Global Location Number) - глобальный номер места нахождения организации.
Он используется для идентификации физического местонахождения компании, ее подразделений и филиалов. GLN представляет собой 13-тизначный цифровой код, который действует во всем мире. Он необходим для настроек подключения к сервису ЭДО и позволяет не вносить каждый раз реквизиты и контактные данные поставщика в документы.
Стоимость GLN в среднем составляет 3000-4000 рублей в год.
Подписываем дополнительное соглашение с торговой сетью по ЭДО и EDI
Вот и все. После того, как все эти шаги проделаны, вы сверяете свой товарный ассортимент с ассортиментом сети и начинаете обмен электронными документами с торговой сетью: сначала в тестовом, а потом и в обычном режиме.
