Как перейти на электронный документооборот в НоReCa?

Если для ритейла работа с EDI и ЭДО уже стала привычной, то рынок НоReCa только начинает набирать обороты. Ресторанов, кафе и гостиниц, которые перешли на электронный документооборот, в России не так уж много. Остальные до сих пор заказывают продукты у поставщиков архаичными способами: по телефону и электронной почте.

EDI (Electronic Data Interchange) – электронный обмен данными по стандартным форматам.

ЭДО – юридически значимый электронный документооборот между бизнес-партнёрами.

Между тем, ресторанный и гостиничный бизнес в 2019 как никогда нуждается в революционных IT-решениях. Ведь все больше контрагентов переходят на ЭДО и готовы сотрудничать только в таком формате. А те, кто не воспользуются преимуществами технического прогресса, рискуют остаться за бортом и «утонуть» в бумажной рутине.

Риски и неудобства ведения документации по старинке:

1. Потеря времени.

Волокита с документами сильно замедляет процессы отгрузки и приемки товаров.

2. Денежные затраты.

Хранение, транспортировка и печать бумажных документов обходится в 10 раз дороже электронных. Так, на 1 электронный документ в среднем тратится 7 рублей, а на бумажный – 70 рублей.

3. Ошибки в документах.

Постоянно появляются документы, которые повторяют или противоречат друг другу. По статистике 80% ошибок в ресторанном и гостиничном бизнесе связаны с неправильным заполнением документов вручную.

4. Сложности в управлении.

Тяжело найти ответственных за ошибки и отследить, в каком состоянии документы находятся прямо сейчас. Задачи то выполняются несвоевременно, то не выполняются вообще.

Казалось бы, необходимость перехода на электронный документооборот очевидна, НО в некоторых отраслях отсутствие информации по ЭДО  замедляет процесс. ЭДО позволяет легко отслеживать цепочку поставок и устранить путаницу в документах. Он упрощает работу с налоговой и заказами, а еще уменьшает траты на персонал и расходные материалы.

Отчего же многие предприниматели не готовы к переменам? Как показывают опросы, они думают, что перейти на ЭДО – дорого и сложно, и не знают, с чего начать. На самом деле, все гораздо проще, чем кажется. И сейчас вы в этом убедитесь.

Пошаговая инструкция по переходу на ЭДО для HoReCa:

Шаг 1. Проанализируйте бумажный документооборот в вашей компании.

Выясните, на каких его этапах происходят сложности и задержки, а какие ведут к перерасходу денежных средств.

Шаг 2. Определитесь, какой функционал вам нужен.

Сервис «Документооборот» позволят отправлять и получать EDI-сообщения и юридически значимые электронные документы; «Факторинг» – контролировать все факторинговые операции; «Меркурий» – оформлять и гасить ВСД (ветеринарные сопроводительные документы) онлайн.

Шаг 3. Выберите оператора, который предоставит все эти услуги.

При выборе опирайтесь на ключевые преимущества, которые для вас важны. Например, «LERADATA» – единственная компания на рынке, которая предоставляет клиентам техническую поддержку 24/7. При этом цены на услуги компании остаются ниже среднерыночных.
У «LERADATA» отличная репутация и наработанная база клиентов. С нами сотрудничают сеть кафе-пекарен «Хлеб Насущный», сеть кофеен «Сofiх» и другие крупные компании из сегмента HoReCa.

Шаг 4. Выберите подходящее техническое решение.

• Web-портал – простой и быстрый способ работы с электронными документами. Позволяет вести бизнес с любого устройства с доступом в Интернет.
• Интеграция через модуль для 1С – управление бизнес-процессами происходит через учетную систему 1С. Это позволяет сэкономить до 80% времени на создание и отправку документов.
• Интеграция через API – подходит для всех учетных систем. Вы сможете встроить сервис по обмену электронными документами в свою систему и настроить работу под свои бизнес-проекты.

Шаг 5. Подключите к ЭДО своих контрагентов.

Очень важно быстро донести до клиентов и поставщиков информацию о переходе на электронный документооборот. Чем быстрее они узнают, тем скорее вы начнете работать по упрощенной схеме. Задействуйте для оповещения все возможные каналы: свой сайт, сайт оператора, социальные сети, электронную почту, сообщения в мессенджерах, обзвон.

Итак, инструкция у Вас есть. Осталось применить ее на практике, чтобы оставить своих конкурентов далеко позади.