Какие возможности открывает электронный архив для ритейла?
В секторе торговли постоянно заключаются и перезаключаются договоры, а каждую поставку сопровождают товарные накладные и счета-фактуры. Ежегодный объем документов может достигать несколько тысяч единиц. Бухгалтерские, финансовые, кадровые документы необходимо где-то хранить, тем более этого требует законодательство РФ.
Так как работа с электронными документами обходится гораздо дешевле, многие торговые компании и поставщики переходят на электронный документооборот. Хранить документы они тоже предпочитают в электронном виде.
Электронный архив позволяет сформировать единый реестр договоров и других документов, на поиск документов в котором уходит несколько секунд. К тому же хранить данные в виртуальном пространстве гораздо надежнее, чем в бумажном архиве. Вы можете быть уверены, что важные документы не пропадут и не попадут в руки к злоумышленникам. Кроме того, внедрение электронного архива дает мощный импульс к развитию бизнеса. Но обо всем по порядку.
Виды ЭА и задачи, которые они выполняют
Электронный архив – это хранилище электронных документов, надежно защищенное и структурированное, в котором доступ к документам настроен в соответствии с политикой безопасности компании.
Современное ПО позволяет создать как централизованный ЭА, так и обособленные архивы структурных подразделений: кадровый, финансовый и т.д. Функционал можно расширять или изменять, подстраивая его под потребности компании.
Также ЭА подразделяются на самостоятельные и интегрированные. В первом случае электронные документы в архив приходится загружать вручную, во втором данные поступают в архив автоматически.
Крупные компании выбирают архивы, интегрированные с СЭД, 1С и другими информационными системами компании, так как они переводят бизнес на новый, более высокий уровень. Интегрированный ЭА – уже не просто надежное хранилище для документов, которые вышли из обращения, а инновационный инструмент управления документооборотом компании. Он позволяет максимально автоматизировать работу с финансовой и любой другой документацией. Вы сможете мгновенно найти ЛЮБОЙ документ и совершить с ним любые действия: прочитать, отредактировать, отправить контрагентам или распечатать.
Но этим польза ЭА для ритейла не ограничивается.
Что дает электронный архив ритейлу?
1. Снижение рисков потери и утечки информации.
Контролировать бумажный архив очень сложно. Если важный документ пропал, то найти документ и виновного практически невозможно. С электронным архивом дело обстоит иначе: вы сами разграничиваете доступ к документам для своих сотрудников и решаете, кто и с какими группами документами может работать. Также система отслеживает историю работы с каждым документом: кто и когда брал, какие изменения вносил и т.д.
2. Удобство поиска и эффективная работа с документами.
Вы настраиваете архив под свои нужды и нужды компании и организуете структуру и категоризацию любыми удобными способами. Документы можно искать по атрибутам (дате создания, названию и т.д.), фрагментам текста, объему и виду документа. Так как все данные доступны 24 часа в сутки 7 дней в неделю, вы и сотрудники, у которых есть доступ, смогут работать с документами из любой точки мира. ЭА позволяет быстро анализировать информацию и составлять точные отчеты.
3. Возможность роста и масштабируемости.
Если компания растет, увеличивается и количество бумаг – в этом случае архив становится все более неуправляемым. На работу с ЭА рост компании никак не влияет: электронный документ не затеряется даже среди сотен тысяч электронных файлов.
Таким образом, электронный архив благоприятно сказывается на эффективности работы сотрудников и компании в целом. Однако это условие соблюдается только в том случае, если ЭА внедрен и организован правильно.
Важные этапы внедрения архива в ритейле
Эксперты по ЭДО выделяют 7 этапов внедрения электронного архива:
1. Определяем цели и задачи по внедрению ЭА.
2. Определяем детальные требования к ЭА.
3. Адаптируем и настраиваем архив в соответствие с бизнес-процессами компании.
4. Готовимся к оцифровке бумаг и переводим документы в электронный вид
Оцифровка – трудоемкий процесс, однако он вполне оправдан. Работать с оцифрованными документами и хранить их гораздо удобнее, чем бумажные.
А все потому, что электронные документы:
· не стареют и не изнашиваются;
· не занимают места;
· легко редактируются;
· легко копируются;
· всегда под рукой.
5. Загружаем отсканированную документацию в архив.
Как показывает практика, самостоятельное внедрение электронного архива – не лучшее решение, даже если в компании работают опытные IT-специалисты. Желательно доверить эту задачу специалистам в области электронного документооборота. Провайдеры ЭДО помогут выбрать оптимальное техническое решение и установят систему максимально быстро.
Доверить непростую задачу вы можете компании LERADATA. Вот уже 7 лет мы обеспечиваем российский ритейл качественными IT-решениями. Нашими продуктами пользуются компании «Пятерочка», «Магнит», «Перекресток», «Дымов», «Мясницкий ряд» и многие другие.
Если у вас остались вопросы об электронных архивах, мы с удовольствием ответим. Заказать звонок вы можете по телефону: 8 (800) 555-96-26.
