Переход на ЭДO с торговыми сетями: 5 главных страхов поставщика

Последние 3 года оказались для ритейла не самыми простыми. Покупательная способность населения снизилась, прихватив с собой и средний чек. Когда период экстенсивного роста остался позади, владельцы компаний вынуждены и днем, и ночью думать о том, как вернуть себе прибыль на падающем рынке. Чтобы оптимизировать бизнес-процессы и повысить рентабельность, торговые сети переходят на электронный документооборот и спешат перевести на ЭДО своих поставщиков.

Но вот в чем парадокс. Несмотря на реальный риск потерять часть контрактов, далеко не все поставщики стремятся автоматизировать работу с торговыми сетями.

В чем же причины инертности поставщиков?

Оказывается, многие из них до конца не уверены, что игра стоит свеч и что ЭДО скажется на работе компании лучшим образом.

Разберем 5 главных страхов, которые останавливают поставщиков от важного шага, и выясним, можно ли их преодолеть.

1. «Наши сотрудники не готовы к переменам»

Когда сотрудники долгое время работали по одной схеме, перейти на другую им бывает не просто, и это нормально. Причины могут быть разными: консерватизм, возраст, посредственное владение компьютерными программами.

Что можно сделать, чтобы облегчить переход на ЭДО для своих сотрудников?

Во-первых, доступно расскажите о преимуществах, которые они получат после нововведений. Объясните, что переход на ЭДО ускорит работу с документами и освободит их от бумажной рутины, от которой они наверняка страдают. Мотивированный работник не сопротивляется переменам, он лучше усваивает новую информацию и быстрее начинает ее применять.

Во-вторых, сделайте изменения постепенными. Для успешной адаптации персонала очень важно, чтобы процессы обмена документами автоматизировались не одновременно, а последовательно.

В-третьих, вместе с оператором документооборота организуйте обучение для сотрудников и продумайте способы решения проблем, которые могут возникать при работе с платформой. Это могут быть консультации службы поддержки компании-оператора по телефону, скайпу или электронной почте.

2. «Мы не готовы делать документооборот полностью прозрачным и считаем, что хранить документы в электронном виде небезопасно»

У многих руководителей компаний и управленцев разного уровня настороженное отношение к ЭДО связано именно с прозрачностью собственной деятельности, в первую очередь для своих подчиненных. На самом деле, реальных оснований у этого страха нет. Вы сами решаете, какие сотрудники получат доступ к информации, будет ли он полным или частичным.

Если документов много и вы переживаете, что потеряете всю базу данных из-за вируса или компьютерного сбоя, подключите ПО «Электронный архив». Программа не только обеспечивает надежное хранение документов, но и позволяет отслеживать историю работы с каждым из них – кто запросил, на какой срок, и когда должен вернуть.

3. «Мы не готовы к дополнительным затратам и сомневаемся, что ЭДО окупится»

Действительно, внедрение IT-решений предполагает определенные расходы: интеграция к учетной системе, обслуживание, обучение персонала, установка дополнительных модулей и т.д. Но, как показывает практика, подключение к документообороту окупается поставщиками торговых сетей за 2-3 месяца. К тому же, при правильном подходе к внедрению электронного документооборота вы сможете существенно сократить расходы.

3 способа сэкономить при подключению к документообороту:

• Если количество отгрузок у вас небольшое и за 1 месяц формируется не больше 100 документов, вместо интеграции учетной системы и выберите вариант работы через веб-интерфейс. Это простой, быстрый и относительно дешевый способ перехода на ЭДО.
• Если вы сотрудничаете с несколькими торговыми сетями, каждая из которых работает со своим провайдером, не подключайтесь к каждому из них. Вместо этого установите специальный интеграционный модуль, который поддерживает мультипровайдерность. Так вы сократите расходы до минимума.
  
• Чтобы не тратить денежные средства на обучение персонала, выберите для сотрудничества оператора СЭД, который предоставляет эту услугу бесплатно.

4. «Переход на ЭДО – это слишком сложно. Сейчас у нас на это нет времени»

Увы, для нововведений никогда не будет подходящего времени. И если вы будете ждать идеальный момент, то упустите выгодные контракты. Они достанутся тем поставщикам, которые первыми подключились к ЭДО, наладили и отработали новую систему обмена документами с торговыми сетями.

Сложность же перехода на ЭДО сильно преувеличена. Вот уж действительно у страха глаза велики.

На самом деле, все что от вас требуется – это:

• определиться с вариантом подключения;
• выбрать подходящего оператора ЭДО;
• подробно рассказать оператору об особенностях бизнес-процессов в вашей компании;
• согласовать бюджет и сроки разработки ПО.

Все остальное – уже задача оператора. Это он подбирает оптимальное IT-решение, устанавливает программу, запускает ее в эксплуатацию, обучает ваших сотрудников и обеспечивает техническую поддержку. Вам остается только контролировать эти процессы и своевременно давать обратную связь.

5. «Преимущества от работы получает только торговая сеть, а нам это не нужно»

На самом деле это не так: пользу от перехода на ЭДО получают обе стороны.Переход на ЭДО дает возможность компаниям обмениваться электронными документами практически мгновенно. Вы экономите не только время, но и средства на расход бумаги и доставку корреспонденции.

Но самое главное преимущество, которое получают поставщики при переходе на ЭДО – это повышение своей конкурентоспособности. Если вы хотите расширяться и чувствовать себя уверено на рынке ритейла, несмотря на кризис, начинайте готовиться к трансформации, не дожидаясь рекомендаций и ультиматумов от своих же закупщиков.