Работа через оператора ЭДО
Часто встречается мнение, что операторы электронного документооборота не нужны, а требование законодательства, об обязательном включении в цепочку документооборота операторов ЭДО излишне.
Так зачем же требуются операторы ЭДО и как происходит процесс обмена электронными документами?
В первую очередь стоит обратиться к законодательству.
Согласно приказу ФНС России от 04.04.2016 ММВ-7-6/176 «Оператор электронного документооборота организация, обладающая достаточными технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронной форме с использованием электронной подписи»
Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (ред. от 01.02.2018) «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость".
Под оператором электронного документооборота подразумевается организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем. Также согласно Приказу Минфина России от 10.11.2015 N 174н выставлять и получать электронные счета-фактуры необходимо через оператора электронного документооборота.
Таким образом, выставлять электронный счет-фактуру без участия оператора запрещается.
В случае обмена электронными документами, оператор ЭДО является незаинтересованной третей стороной, которая подтверждает передачу документов. Это важно при возникновении спорных ситуаций.
Какие же преимущества у компаний, которые пользуются услугами операторов ЭДО?
Все документы могут быть в электронном виде. С помощью услуг оператора ЭДО можно обмениваться любыми электронными документами. Основное условие, у компании и ее контрагентов выполнены все технические настройки для обмена и подписания документов.
Заключить договор с оператором ЭДО
Бытует мнение, что оператор оказывает исключительно услуги по передачи документов. Однако, на самом деле операторы ЭДО занимаются множеством задач, в том числе и решают организационные вопросы. Так при подключении к оператору ЭДО , вы присоединяетесь к Регламенту обмена и получаете возможность обмениваться документами без дополнительных соглашений. Если же компания собирается самостоятельно организовывать обмен документами, без оператора ЭДО, возникает необходимость настроить и поддерживать ЭДО с каждым контрагентом. В случае большого количества контрагентов это становится проблематично.
Хранение документов
При работе с электронными документами, важен не только сам процесс обмена, но и процесс хранения документов. При работе через оператора ЭДО, можно передать данную функцию оператору.
Операторы ЭДО и ФНС
При рассмотрении вопроса о подключении к электронному документообороту, многие встречают миф о том, что операторы ЭДО передают документы в ФНС. Согласно Приказу ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ ФНС может запросить документы только у конкретного налогоплательщика, налогового агента или их законных представителей. При представлении Истребуемого документа и получении от налогового органа квитанции о его приеме в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи налогоплательщик не представляет налоговому органу Истребуемый документ на бумажном носителе.
С каждым годом снижается количество мифов и спорных вопросов, касающихся документооборота. Постепенно, компании отбросят сомнения о качестве и безопасности работы с операторами ЭДО и наладят обмен электронными документами для автоматизации работы.
