«Великолепная пятерка»: 5 EDI-сообщений, которые упрощают жизнь поставщику и торговой сети
Рынок ритейла стремительно меняется на наших глазах. Бумажные документы изживают себя и стандартом взаимодействия между торговыми партнерами становится обмен электронными EDI-сообщениями. А все потому, что он позволяет автоматизировать этапы поставки товара (заказ, отгрузку и приемку) и ускорить работу с контрагентами. EDI-сервис преобразует информацию так, что каждый участник документооборота получает документы в нужном формате, сопоставимом с его учетной системой. И если отправка бумажных документов занимала часы, то обмен электронными данными происходит практически мгновенно.
На рынке ритейла существует больше 20 типов EDI-сообщений. Но компаниям не обязательно задействовать все из них. Чаще всего поставщики и торговые сети используют: PRICAT (Каталог цен), ORDERS (Заказ), ORDRSP (Ответ на заказ), DESADV (Уведомление об отгрузке), RECADV (Уведомление о получении). Эти 5 EDI-сообщений автоматизируют важнейший цикл товарооборота, поэтому переход на ЭДО поставщики и торговые сети обычно начинают именно с «великолепной пятерки».
Теперь подробнее о каждом из этих коммерческих документов.
PRICAT (Каталог цен)
Ценовой лист с информацией о товарах и стоимости каждого из них. Поставщик передает этот документ магазину после заключения договора о сотрудничестве. PRICAT предусматривает передачу до 40 параметров товара и подгружается в учетную систему торговой сети автоматически.
Документ позволяет торговым партнерам согласовать справочник товаров с ценами.
ORDERS (Заказ)
Рутинный документ, с помощью которого заказчик сообщает о том, какие товары, необходимо доставить, в каком количестве. Заказ на поставку продукции формируется в учетной системе магазина и отправляется поставщику.
В EDI-cообщении прописаны:
· номер заказа;
· дата и время будущей поставки;
· ссылка на номер договора поставки;
· цены на товары;
· идентификаторы участников товарооборота: получателя и отправителя, места доставки, заказчика, перевозчика, получателя продукции;
· информацию о содержимом заказа в виде ссылок на ранее созданный каталог продукции с ценами PRICAT.
Торговые сети используют ORDERS, чтобы повысить надежность цепи поставки. После внедрения документа вероятность расхождения между заказом и поставкой снижается на 95%.
ORDERS позволяет торговым сетям уменьшить расходы. В передаче заказа поставщику задействовано меньше персонала, поэтому процедура идет быстрее и обходится дешевле. Кроме того, покупатель экономит на телефонных переговорах и печати бумажных документов.
Поставщики тоже не остаются в накладе. Заказ может сразу попадать в учетную систему, поэтому оператору не нужно тратить время на ручной ввод данных. Он только принимает, корректирует или отклоняет заявку. Время на обработку заказа снижается в 4 раза.
ORDRSP (подтверждение заказа)
ORDRSP – это ответ поставщика на заявку, поступившую от торговой сети. В документе поставщик или соглашается с временем и объемами заказа, или предлагает внести правки, или сообщает о частичном/полном отказе от поставки.
Документ позволяет торговым сетям избежать срыва поставок. Поставщика ORDRSP защищает от возможных штрафов и санкций, так как факт подтверждения заказа фиксируется EDI-сервером.
DESADV (уведомление об отгрузке)
EDI-сообщение, аналогичное товаросопроводительным документам. Поставщик отправляет уведомление об отгрузке следом за подтверждением заказа.
Документ содержит информацию о факте отправки груза, а также:
· идентификатор отгрузки;
· идентификаторы отправляющей и получающей стороны;
· физические характеристики груза (объем, вес и т.д.);
· данные об отгружаемом товаре: страна-производитель, штрих-коды, количество и т.д.;
· данные о транспортировке: номер ТС, место и дата отправки.
Магазины, работающие с DESADV, получают точную информацию о поставке и загружают ее в учетную систему еще до приезда машины. Приемщик заранее подготовлен к поставке товара. Когда машина поставщика прибывает, ему остается только сравнить заказ с полученным товаром по утвержденному списку.
С DESADV грузы обрабатываются в 2-3 раза быстрее, чем обычно.
RECADV (уведомление о получении)
Документ формируется автоматически на основании приемки товаров и отправляется покупателем поставщику. Он содержит информацию о фактически принятой продукции. Если часть товаров магазин не принял, в EDI-сообщении указаны причины: брак, просрочка и т.д.
Поставщики, использующие RECADV, узнают о результатах приемки заранее, еще до возвращения машины на склад. При налаженном ЭДО они тут же формируют на основе RECADV счет-фактуры и отправляют в торговую сеть.
Как видите, использование цепочки из 5 перечисленных EDI-cообщений значительно упрощает взаимодействие между поставщиком и торговой сетью. Поставки закрываются в этот же день, а это очень выгодно для поставщиков, работающих с торговыми сетями по отсрочке платежа. Внедрение «великолепной пятерки» позволяет торговым партнерам уменьшить издержки и, как следствие, сделать бизнес более прибыльным.
